Bagaimana ingin mencapai Inbox Sifar?

Secara peribadi, sejak aku berjaya mengosongkan inbox Gmail dan Yahoo Mail, aku sangat suka jika ramai lagi insan disekelilingku yang dapat melakukan perkara yang sama. Aku tahu untuk permulaan memang sedikit sukar khususnya jika ada beratusan malah beribuan emel dalam inbox anda.

Oleh itu aku sediakan panduan ringkas berdasarkan pengalamanku supaya anda juga boleh mencapai Inbox Sifar.

1. Gunakan Label / Folder
Dalam Gmail, anda boleh menggunakan Label atau Folder untuk menguruskan email anda. Buat permulaan, aku telah membuat label seperti berikut:

• Job – segala berkaitan hal kerja dan projek
• Social Media – segala berkaitan media sosial seperti Twitter, Facebook, Youtube dan lain-lain
• Newsletter – segala newsletter yang aku langgan
• Family – segala emel dari ahli keluarga
• Enquiry – segala emel yang masuk jika ada orang bertanya melalui blog

OK. cukuplah lima label dulu. Bergantung kepada keperluan anda, mungkin perlu lebih atau mungkin perlu kurang.

2. Gunakan Filter (Penapis)

Rujuk video di atas bagaimana nak menghasilkan filter. Biasanya aku akan set berdasarkan alamat penghantar/penerima atau isi kandungan. Contoh:

• Jika emel penghantar berasal dari @facebook.com atau @twitter.com maka ia akan masuk ke dalam ‘Social Media’.
• Jika emel penerima ialah emel business ku seperti adlan@dezeek.com, ia akan masuk ke dalam ‘Job’.
• Jika emel mengandungi tulisan ‘Unsubscribe’, maka emel itu akan masuk ke dalam ‘Newsletter’.

Pastikan anda set ‘Skip the inbox’ supaya emel-emel tersebut akan terus masuk ke dalam Label atau Folder yang berkenaan.

Sekarang, anda mungkin masih ada banyak emel dalam inbox. Perhatikan kekerapan emel yang dihantar. Anda mungkin perlu buat filter tambahan lagi bergantung kepada servis internet yang anda gunakan seperti LinkedIn, Vimeo, Youtube dan sebagainya.

3. Memproses emel-emel lama
Emel-emel baru akan dihantar terus ke folder yang berkenaan melalui Filter. Tapi emel-emel lama yang beratusan atau beribuan ni nak buat macam mana? Anda boleh proses secara manual ataupun gunakan Search untuk kumpulkan emel-emel tersebut. Mungkin anda boleh search nama ahli keluarga anda, kemudian pilih semua emel dan hantar ke folder Family. Begitu juga seterusnya.

Aku memang buat secara manual apabila perlu memastikan isi kandungan emel tersebut masih penting atau tidak. Kalau dah lebih 2-3 tahun, mungkin sudah tidak penting.

Anda tak perlu buat semuanya sekaligus. Anda boleh setkan masa. Satu hari proses 50 emel pun dah cukup. Seminggu dah proses 350 emel. Lama-kelamaan, apabila semua emel anda sudah diproses, maka Inbox anda akan jadi kosong!

4. Istiqamah (konsisten) dengan Inbox Zero
Inbox Zero juga perlukan disiplin. Anda mesti memandang setiap emel sebagai satu tugasan. Biasanya setiap emel yang masuk memerlukan perhatian anda atau tindakan anda. Aku boleh rumuskan sebegini.

• Emel berkaitan kerja – jika itu kerja anda, anda kena selesaikan. Anda boleh tulis tugasan tersebut pada To Do list anda. Bila dah selesai, baru pindahkan ke folder ‘Job’
• Emel berkaitan kerja tapi kerja orang lain – anda perlu forward ke orang yang berkenaan. Bila kerja tersebut sudah dilaksanakan, pindahkan ke folder ‘Job’
• Emel yang mengandungi maklumat penting – aku akan salin dan tampal (copy paste) ke Evernote supaya memudahkan pencarian maklumat secara offline di masa hadapan

Tips:
Kalau ada emel yang penting tapi tak sempat nak proses atau buat apa-apa, gunakan fungsi ‘Star’ atau flag supaya anda boleh proses kemudian.

Kalau ada emel-emel lain yang tak penting tapi terlepas juga ke dalam Inbox, anda hanya perlu pindahkan ke folder yang berkenaan.

5. Jangan sayang Emel anda – Delete!
Inilah yang paling penting. Khususnya bila dah masuk folder Social Media dan Newsletter. Setiap kali lepas aku baca email dalam folder ini, aku akan terus delete. Tiada maknanya jika anda terus menyimpan emel sebegitu. Menyemakkan saja.

Sayang juga?
Anda boleh hantar emel tersebut ke Arkib (Archive). Biasanya aku hantar ke arkib bila emel tu aku tak nak padam tapi tiada folder yang berkaitan.

Ringkasan carta alir pengurusan emel

Carta alir di atas merupakan ringkasan kepada apa teknik untuk mencapai Inbox Sifar.

Kesimpulan

Konsep Inbox Sifar ini merupakan salah satu cara yang bermanfaat dalam kita menguruskan emel dan juga tugasan dalam aktiviti seharian kita tak kira samada urusan peribadi mahupun urusan kerja. Sekian sahaja 5 panduan ringkas dan pengalaman peribadiku berkaitan Inbox Sifar. Selamat mencuba dan selamat menjadi produktif dan pengguna-kuasa (power user) dalam menguruskan emel.